【Excel】エクセルで印刷がカラーにならない原因とカラーで印刷する設定方法（印刷プレビュー・シート）

Excelで作成した表を印刷しようとした際に、画面では色付きなのに印刷プレビューや印刷結果が白黒になることがあります。

原因はプリンター本体だけではなく、Excelのシート設定、印刷画面のプリンター設定、Windowsの既定値など複数の場所にあるため、順番に確認することが大切です。

この記事では、エクセルでカラー印刷にならない代表的な原因と、カラーで印刷するための設定方法を詳しく解説します。

画面上のセル色、グラフ、図形を意図した色で出力できるよう、印刷プレビューから設定を見直していきましょう。

 

エクセルでカラー印刷するための印刷設定

項目	画面上の状態	印刷結果の確認
売上	緑色のセル	緑色で出力
目標	黄色のセル	黄色で出力
注意	赤色のセル	赤色で出力

それではまず、Excel側でカラー印刷を許可する設定について解説していきます。

 

印刷画面のプレビュー確認

最初に確認したいのは、印刷前のプレビューです。

Excelでは、印刷プレビューが白黒ならExcelまたはプリンターの設定に原因があると判断できます。

一方でプレビューがカラーなのに実際の用紙だけ白黒になる場合は、プリンター本体やドライバーの設定を疑いましょう。

リボンのファイルを選択し、印刷をクリックすると、左側に印刷設定、右側に印刷プレビューが表示されます。

プレビュー内の塗りつぶし色、文字色、グラフの系列色が画面と同じかを確認してください。

表全体が灰色に見える場合でも、淡い色はプリンターの印刷品質やインク残量によって見えにくいことがあります。

特に薄い黄色、薄い灰色、パステルカラーは、印刷前に濃いめの色へ調整することも有効です。

 

ページ設定の白黒印刷解除

続いて、シートごとのページ設定を確認していきます。

Excelには印刷コストを抑えるため、シート単位で白黒印刷を指定できる機能があります。

この設定が有効になると、セルに色を付けていてもカラーでは出力されません。

ページレイアウトタブを開き、ページ設定グループ右下の小さな起動ボタンをクリックします。

ページ設定ダイアログが開いたら、シートタブを選択してください。

印刷欄にある白黒印刷のチェックボックスにチェックが入っている場合は外します。

下書きのチェックも入っていると、印刷品質や色の再現に影響する場合があるため、通常は外しておくと安心です。

設定後にOKを押し、もう一度印刷プレビューを開いてセル背景や文字色が戻ったか確認しましょう。

 

印刷対象とプリンター選択

続いては、印刷対象と選択中のプリンターを確認していきます。

会社の複合機、PDF作成ソフト、モノクロ専用プリンターなどが登録されている環境では、意図しない機器が選ばれていることがあります。

PDFプリンターや白黒プリンターを選択したままでは、Excel側を直してもカラー出力にはなりません。

ファイルから印刷画面を開き、プリンター名の一覧を確認してください。

カラー対応の複合機またはカラープリンターを選び、必要に応じて印刷部数、印刷範囲、片面印刷なども設定します。

選択範囲を印刷している場合は、色付きセルが範囲外になっていないかも確認しましょう。

 

プリンターのプロパティにあるモノクロ設定

確認場所	モノクロ時の表示例	変更内容
基本設定	白黒、グレースケール	カラーを選択
印刷品質	節約モード	標準品質へ変更
用紙種類	普通紙	実際の用紙に合わせる

それではまず、プリンタードライバーのカラー設定について解説していきます。

 

プリンターのプロパティ表示

Excelで正しいプリンターを選んでも白黒になる場合は、印刷画面のプリンターのプロパティを開きます。

プロパティの名称は、機種によってプリンターのプロパティ、プリンターの設定、詳細設定などに変わることがあります。

多くのプリンターでは、印刷画面でプリンター名を選択した近くにプリンターのプロパティのリンクまたはボタンがあります。

ここを開くと、用紙サイズ、印刷品質、カラー設定、両面印刷といった機器固有の項目が表示されます。

Excelの設定ではなく、この画面でモノクロが固定されているケースは少なくありません。

共有プリンターでは管理者が標準設定を白黒にしている場合もあり、利用者が都度変更できる範囲を確認する必要があります。

 

カラーとグレースケールの切り替え

続いては、カラー印刷モードの選択項目を確認していきます。

設定画面にはカラー、白黒、モノクロ、グレースケール、自動カラー選択などの表示が用意されていることがあります。

白黒またはグレースケールが選択されている場合は、カラーへ切り替えることで色付き印刷が可能になります。

自動カラー選択では、文字中心の文書をプリンターが白黒と判定することもあるため、色を確実に出したい資料ではカラーを明示的に選ぶ方法が向いています。

設定を変更したらOKまたは適用を選び、Excelの印刷画面に戻ります。

その後、プレビューが更新されない場合は一度印刷画面を閉じ、再度開いて確認してください。

 

既定値とアプリ別設定

続いては、Windowsに保存されている既定の印刷設定を確認していきます。

あるExcelファイルだけではなく、すべての文書が白黒になる場合には、Windows側のプリンター設定が影響している可能性があります。

スタートメニューから設定を開き、Bluetoothとデバイス、プリンターとスキャナーの順に進みます。

対象のプリンターを選び、印刷設定または印刷設定の管理から、既定のカラー設定を確認してください。

Excelで一時的にカラーを選んでも、Windowsの既定値がモノクロなら次回の印刷で戻る場合があります。

業務用の共有機では印刷制限が設定されていることもあるため、変更できない場合は社内の管理担当者へ相談しましょう。

 

シート設定とセル色が印刷に反映されない原因

セル	入力値	書式
A1	商品名	緑の見出し
B1	売上額	緑の見出し
B2	=SUM(B3:B10)	黄色の集計欄

それではまず、シート上の色と印刷設定の関係について解説していきます。

 

背景色とテーマカラーの確認

セルの背景色は、ホームタブの塗りつぶしの色で指定します。

画面では色が付いているように見えても、テーマカラーや透過した図形との重なりによって、印刷時に薄く見えることがあります。

特に淡い背景色は白い用紙上で差が小さくなり、カラー印刷でも白黒のように感じる場合があります。

重要な見出しや注意欄には、緑、青、黄色、赤など明確に区別できる色を使うと、印刷資料として読みやすくなります。

文字色を白にして背景を濃くする場合は、プリンターの印刷品質を標準以上にすることも検討してください。

低品質モードでは細い白文字や薄い罫線がかすれる可能性があります。

 

条件付き書式の色表示

続いては、条件付き書式で付けた色を確認していきます。

条件付き書式は、数値や文字列の条件に応じてセルの塗りつぶしや文字色を自動変更できる機能です。

たとえば、B2セルに売上合計を表示し、目標値を下回った場合だけ赤くする設定を作れます。

条件付き書式の色が印刷プレビューに出ていれば、通常はそのままカラー印刷されます。

ただし、数式エラーや参照範囲のずれによって条件が成立していないと、期待した色が表示されません。

ホームタブの条件付き書式からルールの管理を開き、適用先と数式を確認しましょう。

 

印刷範囲と改ページの影響

続いては、印刷範囲と改ページの設定を確認していきます。

色付きのタイトル行や凡例が印刷されない場合、印刷範囲がデータ部分だけに限定されているかもしれません。

ページレイアウトタブの印刷範囲から印刷範囲の設定を確認してください。

印刷範囲を解除してから必要なセル範囲を選び直すと、不要な設定をリセットできます。

改ページプレビューで青い線の外側にあるセルは、通常の印刷対象から外れることがあります。

また、拡大縮小で1ページに収める設定にすると、色付きの文字や図形が非常に小さくなり、色が認識しづらくなる場合があります。

 

印刷プレビューとプリンタードライバーの確認画面

確認順	確認する画面	カラーにする項目
1	Excelの印刷プレビュー	セル色とグラフ色
2	プリンターのプロパティ	カラー印刷
3	Windowsの印刷設定	既定のカラー設定

それではまず、実際の操作画面をイメージしながら確認手順を解説していきます。

 

Excelの印刷画面操作

印刷画面では、左側で出力先を選び、右側のプレビューで色を確認します。

赤枠で示したプリンター名とプリンターのプロパティが、カラー印刷の切り替えで特に重要な箇所です。

プレビューがカラーなら、Excelのシート設定はおおむね正常と判断できます。

この状態で用紙だけ白黒になる場合は、プロパティ内のカラー設定、インクやトナー、複合機側の利用制限を確認してください。

 

テスト印刷による切り分け

続いては、テスト印刷で原因を切り分けていきます。

複雑な帳票をそのまま出力すると、どの色が反映されないのか分かりにくくなります。

新しいシートに赤、青、緑、黄色のセルを作り、短い文字を入力したテスト用の表を印刷すると確認しやすくなります。

テストシートがカラーなのに特定のブックだけ白黒になる場合は、そのブックのシート設定、ページ設定、条件付き書式を見直してください。

 

PDF保存との比較

続いては、PDF出力との比較を確認していきます。

ファイルからエクスポートまたは名前を付けて保存を選び、PDF形式で保存すると、Excelの表示内容が色付きで書き出されるか確認できます。

PDFがカラーで保存されるなら、Excelのセル色やページ設定は問題ない可能性が高いでしょう。

PDFはカラーなのに紙だけ白黒なら、プリンターのプロパティ、プリンタードライバー、複合機の認証設定が主な確認対象です。

PDFと紙の出力結果を比べると、Excel側とプリンター側のどちらに原因があるか整理しやすくなります。

ただし、PDF閲覧ソフト側でも白黒印刷が選択されることがあるため、PDFを印刷する際にもプロパティを確認してください。

 

カラー印刷できない場合の機器とWindows環境

状況	想定される原因	対応
全アプリで白黒	ドライバー設定	Windowsの印刷設定確認
一部の色だけ薄い	トナーやインク不足	消耗品と品質確認
共有機だけ白黒	部門別の出力制限	管理者へ相談

それではまず、Excel以外にあるカラー印刷の原因を解説していきます。

 

インクとトナー残量

プリンター設定をカラーにしていても、カラーインクやカラートナーが不足していると、期待通りの色で出力できない場合があります。

機種によっては特定の色が空になると印刷を停止し、別の機種では黒だけで代替して印刷することがあります。

赤や青だけが灰色になる場合は、Excelの設定より消耗品の状態を先に確認するのが近道です。

プリンター本体の表示パネル、メーカー提供の管理ソフト、Windowsのプリンター状態画面で残量を確認してください。

長期間使用していないインクジェットプリンターでは、ノズル詰まりで色が出にくくなることもあります。

その場合は、プリンターのヘッドクリーニングやノズルチェックを実行します。

 

プリンタードライバーの更新

続いては、プリンタードライバーの状態を確認していきます。

Windowsの更新後やプリンターを入れ替えた後に、簡易ドライバーが適用され、詳細なカラー設定が表示されなくなることがあります。

メーカーの正規ドライバーをインストールすると、用紙種類、色補正、カラー優先、印刷品質といった項目を利用できる場合があります。

古いドライバーではExcelやWindowsの更新との相性が影響することもあるため、機種に対応した新しい版を使うと安心です。

 

共有プリンターの利用制限

続いては、職場や学校で使用する共有プリンターの制限を確認していきます。

共有の複合機では、コスト管理のために利用者や部署ごとでカラー印刷を制限していることがあります。

この場合、利用者のExcel設定を変更しても、印刷サーバーまたは複合機側で白黒に変換されます。

同じファイルを別のカラー対応プリンターで印刷できるなら、共有機の権限設定を疑う判断材料になります。

印刷履歴にカラー印刷として記録されているか、認証カードや部門コードの設定が必要かを担当者へ確認しましょう。

 

まとめ　エクセルでカラー印刷する設定方法と印刷されない原因

確認順	確認内容
最初	Excelの印刷プレビューがカラーか確認
次	シートの白黒印刷チェックを解除
最後	プリンターのプロパティとWindows設定を確認

エクセルで印刷がカラーにならないときは、まず印刷プレビューを確認し、Excel側とプリンター側のどちらに原因があるかを切り分けます。

Excelのページ設定にある白黒印刷のチェックを外し、カラー対応プリンターを選択することが基本です。

次に、プリンターのプロパティでカラー印刷を選び、グレースケールやモノクロの設定を解除します。

印刷プレビューがカラーで紙だけ白黒の場合は、プリンター設定、ドライバー、インクやトナー、共有機の権限を重点的に確認しましょう。

特定のシートだけで起きる場合は、印刷範囲、条件付き書式、ページ設定を見直すと解決につながります。

テスト用の色付きシートやPDF保存を活用すると、問題の場所を短時間で整理できます。

設定を一つずつ確認し、作成した表やグラフを意図したカラーで見やすく印刷しましょう。