【Excel】エクセルで数字を大きい順・小さい順に並べる方法（昇順・降順）
エクセルで売上、点数、数量、順位などの数字を扱っていると、大きい順や小さい順に並べ替えたい場面が出てきます。
並べ替えは数クリックでできる機能ですが、表の一部だけを選択すると氏名や日付との対応が崩れることがあるため、基本の操作を正しく知ることが大切です。
この記事では、数字を昇順で小さい順に並べる方法と、降順で大きい順に並べる方法を、単一列の表と複数列の表に分けて解説します。
数字の並べ替えで覚えておきたい基本です。
・小さい順は昇順
・大きい順は降順
・関連する列を含めて表全体を選択
1行目に見出しがある表を例にして、数値の順序を安全に変更する手順を確認していきましょう。
エクセルで数字を大きい順・小さい順に並べる基本操作
それではまず、数字を大きい順・小さい順に並べる基本操作について解説していきます。
| 商品名 | 売上金額 | 担当者 |
|---|---|---|
| ノート | 12500 | 田中 |
| ペン | 8300 | 佐藤 |
| 付せん | 19600 | 鈴木 |
昇順と降順の意味
数字を小さい順に並べることを昇順、大きい順に並べることを降順と呼びます。
昇順は値が小さいものから大きいものへ進む順番であり、最低点、少ない在庫、早い日付を先に確認したいときに便利です。
反対に降順は、値が大きいものから小さいものへ進む順番です。
売上上位、得点上位、金額の大きい明細を探す場合は降順を選びます。
Excelの画面では、昇順が「小さい順」、降順が「大きい順」と表示されることもあります。
文字列や日付の並べ替えにも同じ考え方が使われますが、数字の場合は数値として認識されているかどうかも重要です。
昇順は 8 → 15 → 42 の並びです。
降順は 42 → 15 → 8 の並びです。
並べ替え後の結果だけでなく、どの列を基準にしたかも確認する習慣を付けましょう。
【操作のポイント】小さい順と大きい順を選ぶ前に、並べ替えたい数値の列を決めます。
リボンから小さい順に並べる手順
小さい順にするには、表内の数値セルを1つクリックして、［データ］タブを開きます。
［並べ替えとフィルター］グループにある、AからZへ向かう矢印の［昇順］をクリックしましょう。
たとえば売上金額のセルを選んだ状態で昇順を実行すると、8,300、12,500、19,600の順に行全体が移動します。
表に見出しがある場合、通常はExcelが1行目を見出しとして判断します。
確認メッセージが表示された場合は、選択範囲を拡張するを選ぶことで、商品名や担当者も数値と一緒に並べ替えられます。
この選択を誤って現在の選択範囲だけを並べ替えると、売上金額だけが動き、商品名との対応が崩れるおそれがあります。
小さい順に並べた後、先頭には最小値、最後には最大値が表示されます。
並べ替えは元に戻す操作もできますが、重要な表では事前に保存しておくと安心です。
【操作のポイント】1つのセルを選んでから昇順を実行すると、Excelが表の範囲を自動判定しやすくなります。
リボンから大きい順に並べる手順
大きい順にする場合も、最初に並べ替えの基準にする数値列のセルを選択します。
［データ］タブの［降順］をクリックすると、選んだ列を基準に値が大きい順へ並び替わります。
売上金額の例では、19,600、12,500、8,300の順番になり、最も売上の大きい商品をすぐに確認できます。
ホームタブの［並べ替えとフィルター］から［降順］を選んでも、同じ結果になります。
大きい順に並べるときは、見出し行まで数値として移動していないかを確認してください。
データがテーブル形式になっている場合は、見出しセルのフィルターボタンから［降順］を選択する方法も使えます。
並べ替え後に合計値が変わることはありませんが、表示される行番号や順位の印象は変わります。
【操作のポイント】上位データを確認したいときは、対象列のセルを選択して降順を使います。
データタブと右クリックによる数値の並べ替え
続いては、データタブと右クリックによる数値の並べ替えを確認していきます。
| 社員名 | 得点 | 部署 |
|---|---|---|
| 山本 | 72 | 営業 |
| 高橋 | 95 | 企画 |
| 伊藤 | 68 | 総務 |
データタブの並べ替えボタン
データタブには、昇順と降順をすぐ実行できるボタンのほか、条件を細かく指定できる［並べ替え］ボタンがあります。
単純に1列だけを基準にする場合は、昇順または降順のボタンで十分です。
一方で、複数の条件を指定したい場合や、列ではなく行を基準にしたい場合は［並べ替え］を使います。
表の中の任意のセルを選び、［データ］タブから［並べ替え］をクリックしてください。
ダイアログボックスでは、最優先されるキーとして得点列を選び、順序で［小さい順］または［大きい順］を設定します。
1行目が項目名であれば、［先頭行をデータの見出しとして使用する］にチェックが入っていることを確認します。
見出しのチェックがないと、1行目の項目名もデータとして並び替えられる可能性があります。
【操作のポイント】単純な並べ替えは昇順・降順ボタン、複数条件は［並べ替え］ダイアログを使い分けます。
右クリックメニューからの実行
マウス操作を中心に進めたい場合は、数値が入ったセルを右クリックする方法も便利です。
右クリックメニューの［並べ替え］にマウスポインターを合わせると、［昇順］と［降順］が表示されます。
ここで［小さい順に並べ替え］または［大きい順に並べ替え］を選択すれば、リボンへ移動せずに処理できます。
入力作業中に値の大きさを確認したい場合には、右クリックからの操作が手早いでしょう。
ただし、結合セルが含まれた表では、並べ替えが実行できない場合があります。
結合セルはデータ管理では扱いにくいため、必要に応じて結合を解除してから並べ替えることが基本です。
右クリックの並べ替えでも、選択範囲の拡張を確認する画面が表示されたら表全体を対象にします。
【操作のポイント】右クリックで実行するときも、数値列だけではなく行全体が移動するかを確認します。
フィルターボタンからの実行
表にフィルターが設定されている場合は、列見出しの右側にある▼ボタンから並べ替えられます。
得点の見出しにある▼をクリックすると、数値の［昇順］と［降順］が表示されます。
フィルター機能では、並べ替えと絞り込みを連続して行える点が特徴です。
たとえば特定の部署だけを表示した後に得点を降順にすれば、部署内の上位者を確認できます。
非表示の行を含む表でも、フィルター経由の並べ替えなら条件を保ったまま操作しやすいでしょう。
フィルターを解除しても、並べ替えた順番そのものは維持されます。
【操作のポイント】絞り込みと順位確認を同時に行うなら、見出しのフィルターボタンが便利です。
複数列の表を崩さず並べ替える設定
続いては、複数列の表を崩さず並べ替える設定を確認していきます。
| 日付 | 商品 | 数量 | 金額 |
|---|---|---|---|
| 4月1日 | A | 3 | 4500 |
| 4月2日 | B | 8 | 12000 |
| 4月3日 | C | 5 | 7500 |
選択範囲の拡張
複数列の表で最も注意したいのは、数値の列だけを並べ替えないことです。
金額列だけが移動すると、日付、商品名、数量との組み合わせが失われ、表の信頼性が大きく損なわれます。
並べ替えを実行した際に確認画面が出たら、［選択範囲を拡張する］を選択します。
関連するデータが横並びになっている場合は、必ず行単位で移動させるのが原則です。
空白列や空白行で表が途中で分断されていると、Excelが範囲を正しく認識できないことがあります。
その場合は、見出しを含めた表全体をドラッグして選択してから並べ替えましょう。
【操作のポイント】確認画面では［現在選択されている範囲を並べ替える］ではなく［選択範囲を拡張する］を選びます。
Excel画面での並べ替え操作
表全体を選択して［データ］タブの［並べ替え］を開くと、列と順序を明示して設定できます。
上のように金額列を選択し、［降順］または［並べ替え］を選びます。
設定画面の［列］で金額を選び、［順序］で大きい順を指定すると、行全体が金額順に移動します。
並べ替えの対象は、見出し行を含む連続した表として選択することが安全です。
金額を大きい順に並べる場合の基準は、列が金額、並べ替えの基準がセルの値、順序が大きい順です。
【操作のポイント】列名、セルの値、順序の3項目を確認してから［OK］をクリックします。
複数条件による順位の整理
同じ金額や同じ得点がある表では、2つ目の条件を追加すると表示順を整えられます。
たとえば金額を降順に並べたあと、金額が同じ行だけ商品名を昇順にする設定が可能です。
［並べ替え］ダイアログで［レベルの追加］をクリックし、2番目のキーとなる列を指定します。
最初のキーが最優先で、次に2番目、3番目のキーが順に適用されます。
複数条件を使うと、同点や同額のデータも一定の規則で表示できるため、報告用の一覧にも役立ちます。
並べ替え条件が複雑になった場合は、設定前の順番を別シートにコピーしておくと比較しやすくなります。
【操作のポイント】主な数値を最優先キーにし、同じ値の場合の並びを次のキーで決めます。
数値として認識されないデータの確認
続いては、数値として認識されないデータの確認について解説していきます。
| 入力値 | 想定される状態 |
|---|---|
| 100 | 数値 |
| ’20 | 文字列の数字 |
| 1,500円 | 表示形式または文字列を確認 |
文字列の数字による並び順
数字に見えても、セル内で文字列として保存されていると、期待した順序にならないことがあります。
文字列として扱われる数字は、一般にセルの左側へ表示され、数値は右側へ表示されます。
たとえば文字列の「100」「20」「3」を並べ替えると、数の大きさではなく文字の順番に近い結果になる場合があります。
10より大きい値を含むのに順番がおかしい場合は、文字列化を疑うとよいでしょう。
セル左上の緑色の三角形が表示される場合は、エラーインジケーターから［数値に変換］を実行できます。
【操作のポイント】表示位置と緑色の三角形を確認し、文字列の数字を数値へ変換します。
VALUE関数による数値化
元データを直接修正できない場合は、VALUE関数で文字列を数値へ変換した列を作成できます。
=VALUE(B2)
B2に文字列として入力された数字があるとき、この数式を別のセルに入力すると数値として取り出せます。
1行目を見出しにしている表なら、変換用列の2行目に数式を入力し、セル右下のフィルハンドルを下方向へドラッグしてオートフィルします。
VALUE関数は数字を含む文字列を計算用の数値に変える関数です。
通貨記号、不要な空白、全角文字が混在すると変換エラーになることがあるため、元の文字列も確認しましょう。
【操作のポイント】元の列を残したいときは、隣の列でVALUE関数を使ってから並べ替えます。
空白セルとエラー値の扱い
空白セルがある列を並べ替えると、通常は空白が最後に集まります。
ただし、数式で空文字を返しているセルと、本当に何も入力されていないセルでは、扱いが異なることがあります。
#N/Aや#VALUE!などのエラー値が含まれると、並べ替え結果の確認が難しくなる場合もあります。
先にエラーの原因を直すか、別列でIFERROR関数を使って表示を整える方法が有効です。
=IFERROR(VALUE(B2),””)
この数式はB2を数値に変換し、変換できない場合は空欄を返します。
並べ替え前に不要な空白、エラー、単位入りの文字列を確認すると、後の集計作業も進めやすくなります。
【操作のポイント】並べ替え前に空白とエラーを整理すると、意図した順位を確認しやすくなります。
関数とテーブルを使った自動並べ替え
続いては、関数とテーブルを使った自動並べ替えについて確認していきます。
| 氏名 | 売上 | 順位 |
|---|---|---|
| 小林 | 35000 | 1 |
| 加藤 | 28000 | 2 |
| 吉田 | 18000 | 3 |
SORT関数による並べ替え結果
Microsoft 365やExcel 2021以降では、SORT関数を使って元の表を変えずに並べ替え結果を表示できます。
=SORT(A2:B10,2,-1)
この数式では、A2からB10までの範囲を、2列目の値を基準に降順で並べ替えます。
最後の-1は降順を表し、1を指定すると昇順になります。
SORT関数は元データを移動せず、別の場所に並べ替えた一覧を表示できる点が大きな特徴です。
数式を入力したセルから結果が自動的に広がるため、出力先には十分な空白範囲を確保してください。
【操作のポイント】SORT関数では、並べ替える列の位置と昇順・降順の指定を確認します。
RANK関数による順位表示
表の順序を変えずに順位だけを表示したい場合は、RANK.EQ関数が便利です。
=RANK.EQ(B2,$B$2:$B$10,0)
この数式はB2の売上がB2からB10の範囲で何位かを返します。
末尾の0は大きい値を1位とする降順の順位です。
小さい値を1位にしたい場合は、末尾に1を指定します。
順位列を作ってから降順に並べ替えると、同順位を含むデータも確認しやすくなります。
数式を下へコピーする際は、比較範囲の$記号を残して絶対参照にすることが重要です。
【操作のポイント】順位付けでは、比較範囲だけを絶対参照にしてオートフィルします。
テーブル機能による管理
継続して追加する一覧は、Excelのテーブルとして管理すると並べ替えとフィルターが使いやすくなります。
表内のセルを選択し、［挿入］タブから［テーブル］を選ぶと、見出しにフィルターボタンが付いた形式へ変換できます。
新しい行を追加しても、テーブル範囲が自動的に拡張されるため、並べ替えの対象漏れを減らせます。
数式列も自動入力されやすく、売上順、日付順、担当者順などを繰り返し切り替える作業に向いています。
日常的に更新するリストは、通常のセル範囲よりテーブル化したほうが管理しやすいでしょう。
【操作のポイント】追加が多い一覧はテーブル化し、見出しの▼から並べ替えます。
まとめ エクセルで数字を大きい順・小さい順に並べる方法
エクセルで数字を小さい順に並べる場合は昇順を、大きい順に並べる場合は降順を選びます。
最も簡単な方法は、基準となる数値セルを選択して［データ］タブの昇順または降順をクリックする操作です。
複数列の表では、選択範囲を拡張して行全体を並べ替えることが、データの対応関係を保つ重要なポイントです。
期待通りの順番にならないときは、数字が文字列として入力されていないか、空白やエラー値が含まれていないかを確認しましょう。
繰り返し利用する一覧では、テーブル機能、SORT関数、RANK.EQ関数を使うと、集計や順位確認を効率化できます。
目的に合った並べ替え方法を使い、見やすく正確なExcelデータ管理へつなげましょう。
